5 GIẢI PHÁP GIÚP BA NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC NHỜ VÀO Q&A HANDLING
Bạn thân mến, là BA, trả lời câu hỏi cho mọi người trong dự án như dev, test là một trong các task công việc. Bài viết này nhằm giúp bạn quản lý task trả lời câu hỏi trong dự án, nhờ đó nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc.
Hồi trước, mình làm BA trong một dự án có process khá chặt chẽ. Nhờ vậy, mình được tập trung vào công việc chính của BA là phân tích và viết tài liệu yêu cầu khách hàng. Rồi bùm, mình được chuyển sang dự án khác, là BA duy nhất cho dự án gần 20 người. Đội dự án yêu cầu BA cần trả lời nhanh chóng các câu hỏi của Dev, test, tránh ảnh hưởng tiến trình công việc.
Là BA duy nhất trong dự án, mình nắm tất cả business, vì vậy cũng luôn cố gắng trả lời các bạn sớm nhất có thể, không để công việc các bạn bị ảnh hưởng khi tắc thông tin từ phía mình. Rồi mình bị stress rất nhiều, bởi công việc dồn ứ. Trả lời câu hỏi cho dev, test chỉ là 1 task nhỏ trong các task của BA nhưng lại chiếm hầu hết thời gian của mình. Một quãng thời gian OT (làm thêm) triền miên, khoảng thời gian OT là lúc mình được dành thời gian để phân tích và viết tài liệu.
Thời gian cũng dần qua rồi, mình cũng chuyển sang dự án khác nữa. Nhưng nhìn lại quãng thời gian đó, mình thấy thấm thía bài học về Q&A Handling, về việc BA cần biết cách quản lý các câu hỏi trong dự án như thế nào.
Trong một buổi Cafe Talk của FHNBA, mọi người cùng thảo luận nguyên nhân và cách xử lý cho task trả lời câu hỏi. Những phân tích và kết luận tổng thể được đưa ra, mình ồ lên, giá như biết trước những điều này. Hãy cùng đi đến Q&A Handling để tìm thấy 5 giải pháp giúp bạn nâng cao năng suất làm việc nhé!
1. HÃY ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG TÀI LIỆU CỦA BẠN
Một trong những tình huống có thể dẫn đến việc dev, test hay tìm gặp bạn để hỏi han là do tài liệu đang viết khó hiểu hay chưa rõ nghĩa. Do vậy, hãy đảm bảo chất lượng tài liệu của bạn. Hãy nhớ viết theo ngôn ngữ của hệ thống, đảm bảo dùng từ rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng câu đơn để mọi người có thể dễ dàng đọc nhé. Bạn có thể tự review hoặc nhờ người review tài liệu trước khi chuyển qua dev, test để đảm bảo chất lượng tài liệu.
2. HÃY HƯỚNG DẪN DEV, TEST CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU
Các câu hỏi có thể đến từ việc có Dev, Test mới join vào dự án, chưa hiểu cách đọc tài liệu của BA và vẫn chưa đươc ai transfer cách đọc, do vậy, các bạn cần hỏi lại tác giả tài liệu.
Bởi vậy, bạn hãy hướng dẫn dev, test cách đọc tài liệu ngay khi các bạn vừa vào dự án. Bạn có thể record lại hướng dẫn đọc tài liệu và đưa vào mục bắt buộc các bạn mới vào dự án cần xem.
3. HÃY ĐỀ XUẤT THAY ĐỔI QUY TRÌNH TRONG DỰ ÁN ĐỂ TỐI ƯU HOÁ Q&A HANDLING - XỬ LÝ CÂU HỎI
Nếu dự án bạn chưa có quy trình phân loại Q&A, bất kỳ câu hỏi nào cũng hỏi luôn BA, kể cả những câu hỏi đáng ra dành cho PM, tech lead, hoặc những câu hỏi mà tester có thể dễ dàng trả lời. Hoặc phân loại ở đây, tức chưa phân theo mức độ quan trọng, khẩn cấp của câu hỏi để chuyển qua cho BA trả lời ngay và luôn.
Trong trường hợp này, bạn hãy yêu cầu dự án có quy trình phân loại câu hỏi rõ ràng nhé! Các câu hỏi có thể phải qua PM hay Techlead trước, nếu 2 người này không thể trả lời mới chuyển sang cho BA. Các câu hỏi cũng có thể phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn cấp để BA ưu tiên trả lời.
Nếu dev, test muốn tìm hiểu thêm về yêu cầu khách hàng, bạn cũng có thể record các buổi meeting với khách hàng để mọi người có thể xem lại.
4. HÃY TRAO ĐỔI VỚI SA HAY DEV TRƯỚC KHI CHỐT SOLUTION VỚI KHÁCH HÀNG
Sau khi đọc tài liệu, Dev, test có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý, hoặc cách thiết kế hệ thống của bạn quá phức tạp mà technical không thể đáp ứng. Do vậy, các Q&A của dev, test chính nhằm cho bạn thấy vấn đề của giải pháp đã được document.
Việc trao đổi với SA hay Dev từ trước sẽ đảm bảo chất lượng giải pháp được đề xuất với khách hàng, tránh rework sau này và tránh thời gian trao đổi với dev, test về vấn đề của giải pháp.
5. NẾU CÓ THỂ, HÃY TÌM NƠI BIỆT LẬP ĐỂ NGỒI TẬP TRUNG VIẾT TÀI LIỆU
Hãy tưởng tượng bạn được ngồi một góc riêng, tắt hết chat, email, tập trung vào viết tài liệu, chắc chắn năng suất của bạn sẽ tăng cao. Do vậy, nếu có thể, hãy tìm nơi biệt lập khi bạn cần tập trung hoàn thành tài liệu.
Bạn có thể định ra thời gian trả lời mail, chat vào những khoảng thời gian cố định trong ngày. Tránh việc đang viết tài liệu thì dừng lại trả lời câu hỏi, lại mất thời gian quay lại để giải quyết tiếp tài liệu của bạn.
Và bởi các câu hỏi có thể lặp đi lặp lại, hãy thử yêu cầu dev, test log trước các câu hỏi vào danh sách, bạn sẽ trả lời vào danh sách đó, và hẹn khung giờ trong ngày để giải quyết các câu hỏi. Trước khi log câu hỏi, dev, test cũng có thể tra xem câu hỏi của mình đã có người hỏi trước đó chưa để xem luôn câu trả lời.
Trên là toàn bộ 5 phương pháp xử lý câu hỏi Q&A Handling trong dự án. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn.
Cảm ơn bạn!
Hẹn gặp lại.
Thương.
Để đăng ký postcard về các BA task (theo BABOK), các bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây:
Bạn thân mến, là BA, trả lời câu hỏi cho mọi người trong dự án như dev, test là một trong các task công việc. Bài viết này nhằm giúp bạn quản lý task trả lời câu hỏi trong dự án, nhờ đó nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc.
Hồi trước, mình làm BA trong một dự án có process khá chặt chẽ. Nhờ vậy, mình được tập trung vào công việc chính của BA là phân tích và viết tài liệu yêu cầu khách hàng. Rồi bùm, mình được chuyển sang dự án khác, là BA duy nhất cho dự án gần 20 người. Đội dự án yêu cầu BA cần trả lời nhanh chóng các câu hỏi của Dev, test, tránh ảnh hưởng tiến trình công việc.
Là BA duy nhất trong dự án, mình nắm tất cả business, vì vậy cũng luôn cố gắng trả lời các bạn sớm nhất có thể, không để công việc các bạn bị ảnh hưởng khi tắc thông tin từ phía mình. Rồi mình bị stress rất nhiều, bởi công việc dồn ứ. Trả lời câu hỏi cho dev, test chỉ là 1 task nhỏ trong các task của BA nhưng lại chiếm hầu hết thời gian của mình. Một quãng thời gian OT (làm thêm) triền miên, khoảng thời gian OT là lúc mình được dành thời gian để phân tích và viết tài liệu.
Thời gian cũng dần qua rồi, mình cũng chuyển sang dự án khác nữa. Nhưng nhìn lại quãng thời gian đó, mình thấy thấm thía bài học về Q&A Handling, về việc BA cần biết cách quản lý các câu hỏi trong dự án như thế nào.
Trong một buổi Cafe Talk của FHNBA, mọi người cùng thảo luận nguyên nhân và cách xử lý cho task trả lời câu hỏi. Những phân tích và kết luận tổng thể được đưa ra, mình ồ lên, giá như biết trước những điều này. Hãy cùng đi đến Q&A Handling để tìm thấy 5 giải pháp giúp bạn nâng cao năng suất làm việc nhé!
1. HÃY ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG TÀI LIỆU CỦA BẠN
Một trong những tình huống có thể dẫn đến việc dev, test hay tìm gặp bạn để hỏi han là do tài liệu đang viết khó hiểu hay chưa rõ nghĩa. Do vậy, hãy đảm bảo chất lượng tài liệu của bạn. Hãy nhớ viết theo ngôn ngữ của hệ thống, đảm bảo dùng từ rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng câu đơn để mọi người có thể dễ dàng đọc nhé. Bạn có thể tự review hoặc nhờ người review tài liệu trước khi chuyển qua dev, test để đảm bảo chất lượng tài liệu.
2. HÃY HƯỚNG DẪN DEV, TEST CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU
Các câu hỏi có thể đến từ việc có Dev, Test mới join vào dự án, chưa hiểu cách đọc tài liệu của BA và vẫn chưa đươc ai transfer cách đọc, do vậy, các bạn cần hỏi lại tác giả tài liệu.
Bởi vậy, bạn hãy hướng dẫn dev, test cách đọc tài liệu ngay khi các bạn vừa vào dự án. Bạn có thể record lại hướng dẫn đọc tài liệu và đưa vào mục bắt buộc các bạn mới vào dự án cần xem.
3. HÃY ĐỀ XUẤT THAY ĐỔI QUY TRÌNH TRONG DỰ ÁN ĐỂ TỐI ƯU HOÁ Q&A HANDLING - XỬ LÝ CÂU HỎI
Nếu dự án bạn chưa có quy trình phân loại Q&A, bất kỳ câu hỏi nào cũng hỏi luôn BA, kể cả những câu hỏi đáng ra dành cho PM, tech lead, hoặc những câu hỏi mà tester có thể dễ dàng trả lời. Hoặc phân loại ở đây, tức chưa phân theo mức độ quan trọng, khẩn cấp của câu hỏi để chuyển qua cho BA trả lời ngay và luôn.
Trong trường hợp này, bạn hãy yêu cầu dự án có quy trình phân loại câu hỏi rõ ràng nhé! Các câu hỏi có thể phải qua PM hay Techlead trước, nếu 2 người này không thể trả lời mới chuyển sang cho BA. Các câu hỏi cũng có thể phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn cấp để BA ưu tiên trả lời.
Nếu dev, test muốn tìm hiểu thêm về yêu cầu khách hàng, bạn cũng có thể record các buổi meeting với khách hàng để mọi người có thể xem lại.
4. HÃY TRAO ĐỔI VỚI SA HAY DEV TRƯỚC KHI CHỐT SOLUTION VỚI KHÁCH HÀNG
Sau khi đọc tài liệu, Dev, test có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý, hoặc cách thiết kế hệ thống của bạn quá phức tạp mà technical không thể đáp ứng. Do vậy, các Q&A của dev, test chính nhằm cho bạn thấy vấn đề của giải pháp đã được document.
Việc trao đổi với SA hay Dev từ trước sẽ đảm bảo chất lượng giải pháp được đề xuất với khách hàng, tránh rework sau này và tránh thời gian trao đổi với dev, test về vấn đề của giải pháp.
5. NẾU CÓ THỂ, HÃY TÌM NƠI BIỆT LẬP ĐỂ NGỒI TẬP TRUNG VIẾT TÀI LIỆU
Hãy tưởng tượng bạn được ngồi một góc riêng, tắt hết chat, email, tập trung vào viết tài liệu, chắc chắn năng suất của bạn sẽ tăng cao. Do vậy, nếu có thể, hãy tìm nơi biệt lập khi bạn cần tập trung hoàn thành tài liệu.
Bạn có thể định ra thời gian trả lời mail, chat vào những khoảng thời gian cố định trong ngày. Tránh việc đang viết tài liệu thì dừng lại trả lời câu hỏi, lại mất thời gian quay lại để giải quyết tiếp tài liệu của bạn.
Và bởi các câu hỏi có thể lặp đi lặp lại, hãy thử yêu cầu dev, test log trước các câu hỏi vào danh sách, bạn sẽ trả lời vào danh sách đó, và hẹn khung giờ trong ngày để giải quyết các câu hỏi. Trước khi log câu hỏi, dev, test cũng có thể tra xem câu hỏi của mình đã có người hỏi trước đó chưa để xem luôn câu trả lời.
Trên là toàn bộ 5 phương pháp xử lý câu hỏi Q&A Handling trong dự án. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn.
Cảm ơn bạn!
Hẹn gặp lại.
Thương.
Để đăng ký postcard về các BA task (theo BABOK), các bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây: