3 BƯỚC ĐƠN GIẢN GIÚP BẠN QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BA HIỆU QUẢ - DỰA TRÊN EISENHOWER
"- Em suy nghĩ và quyết định thế nào về đề xuất làm Teamlead rồi?
- Dạ, em vẫn chưa có thời gian suy nghĩ, sáng giờ nhiều việc quá chị.
- Hmm, em cần phải biết cách quản lý công việc. Kiểu cứ mở ra, đọc xong để đấy, rồi qua làm việc khác, rồi lại đọc, qua làm việc khác, đúng không?
- Dạ chị...."
Hello mọi người, lại là mình, Thương đây. Hôm nay, blog của mình quay trở lại với chủ đề Task Management. Đây là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng trong công việc BA.
Làm BA, không chỉ mỗi việc Document tài liệu, sẽ có những lúc bạn gặp rất nhiều task khác nhau. Bài viết này ra đời nhằm giới thiệu đến Task Management, một trong những kỹ năng sẽ hỗ trợ đắc lực trong công việc của bạn.
Hồi xưa, team mình tổ chức những buổi sharing nội bộ, mình vẫn nhớ buổi chia sẻ về Time Management, hay Task Management, có những phương pháp được đưa ra như: 25-5 (tập trung làm việc trong vòng 25p, nghỉ ngơi 5p), Eisenhower (xác định tính chất, tầm quan trọng của công việc để sắp xếp thứ tự ưu tiên), các công cụ cũng được đề xuất như Jira, Redmine, Task Management của Outlook, Teams,....
Rồi một hôm nữa, mình được chị Teamlead dành thời gian training về cách quản lý công việc (khoảng gần 2 năm trước, khi đang cân nhắc đưa mình vào danh sách teamlead tiềm năng).
Và rồi, cũng thật bất ngờ, vào một ngày giáng sinh, team mình tổ chức bốc thăm trao đổi quà chéo cho nhau, thì vừa hay mình được tặng cuốn "Rèn luyện tư duy logic". Và bạn biết không? Mở đầu cuốn sách chính là: "Ma trận Eisenhower để sắp xếp mọi việc".
Một cách tình cờ, ma trận Eisenhower đã được nhắc đến với mình tận 3 lần trên. Mỗi một lần lại được chi tiết hơn một chút. Đến nay, mỗi lần có quá nhiều việc đổ dồn xuống, mình lại định thần mất mấy phút, cố gắng phân tích xem nên ưu tiên việc nào trước.
Đầu tiên, hãy xem thử, ma trận Eisenhower là gì, và chúng ta có thể áp dụng vào công việc của BA ra sao nhé!
Ma trận Eisenhower là gì? "Đây là bảng ma trận dùng hai trục toạ độ để phân định các hạng mục công việc thành bốn loại chính:
1/ vừa khẩn cấp vừa quan trọng, 2/quan trọng nhưng không khẩn cấp, 3/ không khẩn cấp cũng không quan trọng, 4/ khẩn cấp nhưng không quan trọng." - Trích từ sách "Rèn luyện tư duy logic".
Theo đó, với mỗi một công việc trong cuộc sống của bạn, hãy phân loại và đặt vào một trong 4 nhóm trên. Ma trận Eisenhower Nhóm 1: Vừa khẩn cấp vừa quan trọng: Đây là những việc quan trọng và deadline thì cận kề. Ví dụ ngày mai bạn đi thi mà vẫn chưa học gì, tối nay sẽ quên ăn quên ngủ để cày cho kịp kỳ thi. Nhóm 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những việc quan trọng, nhưng không quá gấp gáp, như đi học ngoại ngữ nâng cao trình độ, học các khoá phát triển bản thân. Những việc này quan trọng, nhưng không thể hoàn thành trong ngày một ngày hai, mà đòi hỏi chúng ta có sự nỗ lực đều đặn. Nhóm 3: Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Đây là những việc mà theo ma trận Eisenhower là những việc hưởng thụ, làm sao nhãng tâm trí như lướt facebook, tiktok, đọc tin hot, buôn chuyện,... Đây là những việc mà thỉnh thoảng, để cảm thấy bớt tội lỗi vì dành thời gian cho chúng quá nhiều, mình phải gọi tên thành việc "tận hưởng cuộc sống".
Và tất nhiên, chúng ngốn thời gian không nhỏ, chẳng để làm gì, ngoài việc giúp bạn cảm thấy bận rộn và cũng chẳng tập trung vào những việc quan trọng. Nhóm 4: Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những công việc đột nhiên rớt xuống đầu, những cuộc hẹn khó từ chối,... Những việc này không đem lại lợi ích nhưng cứ yêu cầu sự tham gia từ bạn, ngốn thời gian của bạn.
Bước tiếp theo, sau khi đã phân loại công việc xong, hãy sắp xếp thời gian của bạn theo nguyên tắc: "năng làm việc thiết yếu (nhóm 2), tránh tạo ra việc gấp gáp (nhóm 1), từ chối việc phiền nhiễu (nhóm 4) và giảm thiểu việc hưởng thụ (nhóm 3). Vậy, chúng mình có thể áp dụng ma trận Eisenhower với các công việc của BA như thế nào?
Để đơn giản, hãy cùng điểm qua các bước cần thực hiện để sắp xếp công việc hợp lý nhé! Bước 1: Xác định các task công việc đầu ngày
Đầu ngày, trước khi bắt đầu công việc, hãy xác định xem hôm nay bạn sẽ làm những gì? Đây cũng chính là trả lời một trong 3 câu hỏi trong Daily meeting (Cuộc họp hàng ngày trong dự án, thường diễn ra trong vòng 15p đầu ngày) "What will you do today?" Bước 2: Phân loại công việc vào các nhóm phù hợp
Với mỗi công việc, bạn hãy phân loại và đặt chúng vào 1 trong 4 nhóm trên.
Ví dụ: Nhóm những công việc thiết yếu (Quan trọng nhưng không khẩn cấp): Viết tài liệu là công việc quan trọng của BA, là đầu vào cho đội dev, test xây dựng sản phẩm. Để ra được tài liệu, BA cần đi từ High level requirement đến Detail requirement, qua nhiều giai đoạn từ nghiên cứu, phân tích yêu cầu, làm việc với khách hàng, ... không thể có ngay tài liệu.
Tài liệu có thể phải hoàn thành trong vòng 2 tuần (với detail requirement) hoặc mấy tháng (với high level requiremnt). BA sẽ cần sắp xếp dành nhiều thời gian để hoàn thành tài liệu.
Hoặc với Fsoft, mỗi năm, tụi mình sẽ cần dành 20 giờ để học các khoá học, hoặc đạt chứng chỉ quốc tế, hoặc tham gia giảng dạy. Đây là việc quan trọng bởi đây là một trong những điều bắt buộc khi xét tăng lương và giúp nâng cao năng lực. Bởi vậy, bạn cần sắp xếp thời gian để học dần những khoá học.
Nếu đến 30/11, tức deadline hoàn thành các khoá học trên, mà tụi mình vẫn chưa học xong,thì Task học hành này đã được chuyển từ nhóm 2 sang nhóm 1 (gấp gáp - Vừa khẩn cấp vừa quan trọng).
Còn nhóm 3, vẫn là những task hưởng thụ, như tình cờ messenger ting ting tin nhắn, bạn check và trả lời tin nhắn, tranh thủ đang cầm điện thoại, lướt facebook, Instagram một chút. Đang ngồi mà tự nhiên bàn bên đang bàn chuyện gì, hóng một tí, "cho thư giãn đầu óc, xíu làm việc tiếp cho hiệu quả". Quay lại làm việc thì đã mất toi 30p chưa làm được gì.
Cuối cùng, nhóm 4, mình nhận thấy BA rất hay gặp task này. Chỉ khi ngồi biệt lập viết tài liệu, thì bạn mới có thể tập trung viết. Nếu không, thỉnh thoảng lại có người ra hỏi bạn một câu, Teams chat ting ting liên tục (Teams chat là app tụi mình nói chuyện công việc), Email cũng báo liên hồi, nhiều người đang muốn thông tin đến bạn và chờ phản hồi. Hay những cuộc họp mang tính technical nhiều nhưng muốn BA tham gia nắm thông tin.
Mình cũng có tật xấu là check chat và email ngay khi có thông báo mới, để xem ai cần support gì, có thông tin gì mới. Bởi vậy, công việc sẽ không được tập trung từ đầu đến cuối.
Nhưng thực ra với những tin nhắn hay email, bạn có thể định các khung giờ cố định để kiểm tra và phản hồi lại. Với những cuộc họp đột xuất, bạn có thể cân nhắc xem có cần thiết với mình hay không để từ chối. BA Task trong ma trận Eisenhower Bước 3: Dành thời gian hợp lý cho từng nhóm công việc
Liệt kê những công việc và phân loại vào 4 nhóm trên, thì rõ ràng, tụi mình sẽ cần tập trung thời gian cho nhóm 1 (gấp gáp) và 2 (thiết yếu). Cố gắng giải quyết các công việc trong nhóm 1 và dành thời gian mỗi ngày cho nhóm 2 để việc nhóm 2 không nhảy sang nhóm 1.
Với nhóm 1, bạn có thể ưu tiên làm những task nào tốn ít thời gian thì đẩy lên trước. Việc hoàn thành xong một việc nào đó sẽ giúp bạn thở phào và có thêm động lực hoàn thành các công việc của mình. "Vậy nếu sau khi em sắp xếp, mà lúc nào cũng thấy việc ở nhóm 1 và nhóm 2 quá nhiều, không thể giải quyết hết thì sao ạ?"
Đó là câu hỏi mình từng đặt ra với chị Teamlead. Và câu trả lời là, đó là lúc bạn phải raise lên, vì overload rồi đó.
Nhiêu đây thôi, chốt lại vẫn là: "năng làm việc thiết yếu (nhóm 2), tránh tạo ra việc gấp gáp (nhóm 1), từ chối việc phiền nhiễu (nhóm 4) và giảm thiểu việc hưởng thụ (nhóm 3)".
Cảm ơn bạn đã đọc bài,
Thân,
Thương.
P/s: Học cách quản lý công việc được xếp vào nhóm 2 (thiết yếu), sẽ là nền tảng giúp bạn có thể sắp xếp công việc hợp lý, làm việc hiệu quả và có nhiều thời gian cho bản thân. Có ai tính rèn luyện dần kỹ năng này không ^^
P/s.s: Đăng ký nhận ngay postcard BABOK tóm tắt về các task của BA dưới đây nhé:
