Bí mật giao tiếp hiệu quả với các Stakeholder trong dự án
Bạn thân mến, là BA, communication (giao tiếp) là một công việc thường xuyên. BA sẽ giao tiếp với nhiều Stakeholder như khách hàng, PM, dev lead, dev, tester và các BA khác cùng dự án. Nhiều lúc bạn sẽ cảm thấy thật khó khăn khi giao tiếp với người này người kia.
Bạn đã từng đặt câu hỏi, làm sao để giao tiếp với từng Stakeholder trong dự án đạt hiệu quả, đem lại kết quả tốt trong công việc? Nếu có, đây chính là bài viết dành cho bạn.
Nhớ hơn 1 năm trước, một em đồng nghiệp mới vào, khá rụt rè hỏi mình. Chị, dự án em đang làm đơn giản quá, em muốn chuyển sang dự án khác để được học hỏi nhiều hơn thì nói chuyện với ai được nhỉ? Mình bảo em cứ nói chuyện với sếp về nguyện vọng đó.
Rồi một thời gian sau em ấy cũng qua dự án khác, nhiều thử thách hơn, là dự án Product làm việc với khách hàng cấp cao. Bẵng đi 1 năm gặp lại, em đồng nghiệp đã lột xác thành một người tự tin và dày dặn kinh nghiệm. Trong dự án, em cũng thường chia sẻ với mọi người, cách giao tiếp, trình bày, xử lý vấn đề đối với từng bên (Stakeholder) để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
Hôm nay mình vừa inbox em ấy, bảo em share lại kinh nghiệm làm việc với các Stakeholder đi, để chị tổng hợp lại cho mọi người cùng biết. Em bảo ok, trao đổi một lúc, mình cũng vỡ ra nhiều điều. Quả là những kinh nghiệm quý báu đầy hữu ích cho dân BA, về cách giao tiếp với từng Stakeholder trong dự án.
Hãy cùng đi qua các Stakeholder thường gặp trong dự án, những khó khăn khi làm việc với từng người và cách thức xử lý nhé!
1. KHÁCH HÀNG CẤP CAO
Đây là người quan trọng, có khả năng confirm và approve tài liệu của BA. Là người quản lý cấp cao trong công ty khách hàng, nên sẽ nắm business tổng quát, không đi vào quá chi tiết nghiệp vụ.
Trong dự án mình, một điểm khó khăn thường gặp trong những buổi workshop với khách hàng cấp cao này là khách hàng luôn muốn giải thích thật rõ bức tranh tổng thể business của công ty. Do vậy, khi đưa ra câu hỏi, anh ấy sẽ giải thích lại về những business liên quan, lan man không trả lời đúng trọng tâm.
Do vậy, là BA, cần lái khách hàng trả lời trọng tâm câu hỏi.
Tips mà em đồng nghiệp đúc kết được để giao tiếp hiệu quả với Stakeholder này là:
Chuẩn bị kỹ các câu hỏi: List sẵn đầu mục to rồi đi vào từng câu hỏi.
Viết câu hỏi ở cỡ chữ lớn: Thường các buổi workshop sẽ họp online. Do vậy, khi workshop, BA sẽ share màn hình. Việc để câu hỏi ở cỡ chữ to (từ size 30 trở lên), hoặc zoom out màn hình, sẽ giúp khách hàng dễ dàng đọc được câu hỏi và tập trung vào những gì nhìn thấy trước mắt.
Lắng nghe khách hàng: Dựa trên yêu cầu của khách hàng, thường BA sẽ lên phương án xử lý yêu cầu. Nhưng khi khách hàng đề xuất các phương án, BA cần lắng nghe, phân tích từng ưu, nhược điểm của các phương án để khách hàng hiểu thêm và lựa chọn phương án phù hợp.
2. KHÁCH HÀNG LÀ NHÂN VIÊN
Đây là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống. Họ sẽ biết rõ chi tiết cần các thông tin nào trên màn hình, cần các bảng biểu, mẫu báo cáo xuất ra như thế nào.
Thường BA sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng cấp cao ở trên, nhưng phần chi tiết về các mẫu, bảng biểu sẽ được làm việc cùng các anh chị nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ đó.
Với các anh chị nhân viên, bởi nhiều lý do, như là công việc bận rộn, hay không hiểu mục đích của việc cung cấp các thông tin, dẫn đến việc chậm trễ phản hồi cho BA.
Để xử lý điều này, tips đưa ra là:
Hãy chỉ ra tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu cho BA, những tổn thất có thể gây ra nếu khách hàng trả lời chậm trễ.
Nhắc nhở khách hàng về deadline đã được thoả thuận trước với khách hàng cấp cao.
3. ĐỘI LẬP TRÌNH VÀ TESTER
Một thành phần không thể thiếu, những con người dốc sức với BA để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao là các bạn dev (lập trình) và test (kiểm thử).
Hãy nhớ nói lời cảm ơn mỗi khi các bạn ấy hỗ trợ cho công việc của bạn nhé!
Dev, test là những người sẽ giúp bạn verify lại lần cuối các tài liệu. Bởi chỉ những người thực hiện theo mô tả trong tài liệu mới dễ dàng phát hiện ra những lỗi mà chỉ khi đi vào chi tiết mới tìm thấy.
Tuy nhiên, để đảm bảo dev, test phát hiện ra những lỗi trong tài liệu của bạn sớm, hãy quy định thời gian đọc tài liệu. Ví dụ, sprint (khoảng thời gian để hoàn thành 1 list các function) là 2 tuần, bạn có thể yêu cầu dev, test phản hồi lại tài liệu trong tuần đầu tiên, tránh để quá muộn, sẽ không kịp cho bạn update tài liệu.
1 tips tối quan trọng nữa là, hãy thân thiết với tester. Bởi tester là người sẽ thực hiện nghiệp vụ rất nhiều trên hệ thống mà bạn thiết kế ra. Trong trường hợp cần chuẩn bị dữ liệu demo hay cần thực hiện gì trên hệ thống mà bạn không đủ thời gian. Tester là người có thể giúp bạn một cách nhanh chóng.
Còn trong những trường hợp bạn gặp khó khăn khi làm việc với dev, test, thì contact nhân vật sau đây, là người sẽ giúp bạn^^
4. DEV LEAD VÀ PM
Đây là những con người không thể thiếu trong dự án giúp cho quản lý các task công việc, quản lý con người trong dự án và đưa ra những lời khuyên, hay đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề của dự án.
Khi đưa ra những điểm khúc mắc khi làm việc với dev, test kể trên, Dev lead và PM sẽ giúp bạn xử lý nếu những yêu cầu, hay mong muốn của bạn đưa ra là hợp lý và mang lại hiệu quả cho dự án.
Nhưng trong những cuộc trao đổi với Dev lead và PM, cũng sẽ có lúc bất đồng quan điểm xảy ra. Điều cần thiết là hãy lắng nghe quan điểm của họ, cũng như đưa ra quan điểm của bản thân. Tiếp đó, bạn có thể phân tích ưu, nhược điểm để hai bên cùng ngồi lại và lựa chọn phương án phù hợp.
5. CÁC BA KHÁC TRONG DỰ ÁN
Người gần gũi nhất với bạn, chính là các BA khác trong dự án. Cùng là BA, đây sẽ là người hỗ trợ bạn cùng làm tài liệu, hoặc là người giúp review, hướng dẫn bạn viết tài liệu sao cho hợp lý, dễ hiểu cùng nhiều hỗ trợ khác.
Bởi vậy, hãy chủ động hỗ trợ các BA trong dự án của bạn để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Ví dụ, khi một bạn BA cần host một buổi meeting, hãy support cùng chuẩn bị, hay đưa ra ý kiến, các thông tin hữu ích trong meeting giúp giải quyết vấn đề mọi người đang thảo luận.
Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả, hãy đảm bảo bạn đang làm đúng phần việc của mình cũng như các bạn khác làm đúng phần việc được phân công.
Cuối cùng, một tips cực kỳ quan trọng, áp dụng cho tất cả những Stakeholder trên là:
Hãy chân thành, chân thành giúp đỡ mọi người!
Hãy mang đến giá trị cho mọi người!
Và hãy chia sẻ các tips hữu ích của bạn nhé!
Thân ái,
Thương.
P/s: Đăng ký nhận Postcard tóm tắt các task của BA để sở hữu ngay nhé ^^
Bạn thân mến, là BA, communication (giao tiếp) là một công việc thường xuyên. BA sẽ giao tiếp với nhiều Stakeholder như khách hàng, PM, dev lead, dev, tester và các BA khác cùng dự án. Nhiều lúc bạn sẽ cảm thấy thật khó khăn khi giao tiếp với người này người kia.
Bạn đã từng đặt câu hỏi, làm sao để giao tiếp với từng Stakeholder trong dự án đạt hiệu quả, đem lại kết quả tốt trong công việc? Nếu có, đây chính là bài viết dành cho bạn.
Nhớ hơn 1 năm trước, một em đồng nghiệp mới vào, khá rụt rè hỏi mình. Chị, dự án em đang làm đơn giản quá, em muốn chuyển sang dự án khác để được học hỏi nhiều hơn thì nói chuyện với ai được nhỉ? Mình bảo em cứ nói chuyện với sếp về nguyện vọng đó.
Rồi một thời gian sau em ấy cũng qua dự án khác, nhiều thử thách hơn, là dự án Product làm việc với khách hàng cấp cao. Bẵng đi 1 năm gặp lại, em đồng nghiệp đã lột xác thành một người tự tin và dày dặn kinh nghiệm. Trong dự án, em cũng thường chia sẻ với mọi người, cách giao tiếp, trình bày, xử lý vấn đề đối với từng bên (Stakeholder) để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
Hôm nay mình vừa inbox em ấy, bảo em share lại kinh nghiệm làm việc với các Stakeholder đi, để chị tổng hợp lại cho mọi người cùng biết. Em bảo ok, trao đổi một lúc, mình cũng vỡ ra nhiều điều. Quả là những kinh nghiệm quý báu đầy hữu ích cho dân BA, về cách giao tiếp với từng Stakeholder trong dự án.
Hãy cùng đi qua các Stakeholder thường gặp trong dự án, những khó khăn khi làm việc với từng người và cách thức xử lý nhé!
1. KHÁCH HÀNG CẤP CAO
Đây là người quan trọng, có khả năng confirm và approve tài liệu của BA. Là người quản lý cấp cao trong công ty khách hàng, nên sẽ nắm business tổng quát, không đi vào quá chi tiết nghiệp vụ.
Trong dự án mình, một điểm khó khăn thường gặp trong những buổi workshop với khách hàng cấp cao này là khách hàng luôn muốn giải thích thật rõ bức tranh tổng thể business của công ty. Do vậy, khi đưa ra câu hỏi, anh ấy sẽ giải thích lại về những business liên quan, lan man không trả lời đúng trọng tâm.
Do vậy, là BA, cần lái khách hàng trả lời trọng tâm câu hỏi.
Tips mà em đồng nghiệp đúc kết được để giao tiếp hiệu quả với Stakeholder này là:
Chuẩn bị kỹ các câu hỏi: List sẵn đầu mục to rồi đi vào từng câu hỏi.
Viết câu hỏi ở cỡ chữ lớn: Thường các buổi workshop sẽ họp online. Do vậy, khi workshop, BA sẽ share màn hình. Việc để câu hỏi ở cỡ chữ to (từ size 30 trở lên), hoặc zoom out màn hình, sẽ giúp khách hàng dễ dàng đọc được câu hỏi và tập trung vào những gì nhìn thấy trước mắt.
Lắng nghe khách hàng: Dựa trên yêu cầu của khách hàng, thường BA sẽ lên phương án xử lý yêu cầu. Nhưng khi khách hàng đề xuất các phương án, BA cần lắng nghe, phân tích từng ưu, nhược điểm của các phương án để khách hàng hiểu thêm và lựa chọn phương án phù hợp.
2. KHÁCH HÀNG LÀ NHÂN VIÊN
Đây là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống. Họ sẽ biết rõ chi tiết cần các thông tin nào trên màn hình, cần các bảng biểu, mẫu báo cáo xuất ra như thế nào.
Thường BA sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng cấp cao ở trên, nhưng phần chi tiết về các mẫu, bảng biểu sẽ được làm việc cùng các anh chị nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ đó.
Với các anh chị nhân viên, bởi nhiều lý do, như là công việc bận rộn, hay không hiểu mục đích của việc cung cấp các thông tin, dẫn đến việc chậm trễ phản hồi cho BA.
Để xử lý điều này, tips đưa ra là:
Hãy chỉ ra tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu cho BA, những tổn thất có thể gây ra nếu khách hàng trả lời chậm trễ.
Nhắc nhở khách hàng về deadline đã được thoả thuận trước với khách hàng cấp cao.
3. ĐỘI LẬP TRÌNH VÀ TESTER
Một thành phần không thể thiếu, những con người dốc sức với BA để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao là các bạn dev (lập trình) và test (kiểm thử).
Hãy nhớ nói lời cảm ơn mỗi khi các bạn ấy hỗ trợ cho công việc của bạn nhé!
Dev, test là những người sẽ giúp bạn verify lại lần cuối các tài liệu. Bởi chỉ những người thực hiện theo mô tả trong tài liệu mới dễ dàng phát hiện ra những lỗi mà chỉ khi đi vào chi tiết mới tìm thấy.
Tuy nhiên, để đảm bảo dev, test phát hiện ra những lỗi trong tài liệu của bạn sớm, hãy quy định thời gian đọc tài liệu. Ví dụ, sprint (khoảng thời gian để hoàn thành 1 list các function) là 2 tuần, bạn có thể yêu cầu dev, test phản hồi lại tài liệu trong tuần đầu tiên, tránh để quá muộn, sẽ không kịp cho bạn update tài liệu.
1 tips tối quan trọng nữa là, hãy thân thiết với tester. Bởi tester là người sẽ thực hiện nghiệp vụ rất nhiều trên hệ thống mà bạn thiết kế ra. Trong trường hợp cần chuẩn bị dữ liệu demo hay cần thực hiện gì trên hệ thống mà bạn không đủ thời gian. Tester là người có thể giúp bạn một cách nhanh chóng.
Còn trong những trường hợp bạn gặp khó khăn khi làm việc với dev, test, thì contact nhân vật sau đây, là người sẽ giúp bạn^^
4. DEV LEAD VÀ PM
Đây là những con người không thể thiếu trong dự án giúp cho quản lý các task công việc, quản lý con người trong dự án và đưa ra những lời khuyên, hay đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề của dự án.
Khi đưa ra những điểm khúc mắc khi làm việc với dev, test kể trên, Dev lead và PM sẽ giúp bạn xử lý nếu những yêu cầu, hay mong muốn của bạn đưa ra là hợp lý và mang lại hiệu quả cho dự án.
Nhưng trong những cuộc trao đổi với Dev lead và PM, cũng sẽ có lúc bất đồng quan điểm xảy ra. Điều cần thiết là hãy lắng nghe quan điểm của họ, cũng như đưa ra quan điểm của bản thân. Tiếp đó, bạn có thể phân tích ưu, nhược điểm để hai bên cùng ngồi lại và lựa chọn phương án phù hợp.
5. CÁC BA KHÁC TRONG DỰ ÁN
Người gần gũi nhất với bạn, chính là các BA khác trong dự án. Cùng là BA, đây sẽ là người hỗ trợ bạn cùng làm tài liệu, hoặc là người giúp review, hướng dẫn bạn viết tài liệu sao cho hợp lý, dễ hiểu cùng nhiều hỗ trợ khác.
Bởi vậy, hãy chủ động hỗ trợ các BA trong dự án của bạn để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Ví dụ, khi một bạn BA cần host một buổi meeting, hãy support cùng chuẩn bị, hay đưa ra ý kiến, các thông tin hữu ích trong meeting giúp giải quyết vấn đề mọi người đang thảo luận.
Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả, hãy đảm bảo bạn đang làm đúng phần việc của mình cũng như các bạn khác làm đúng phần việc được phân công.
Cuối cùng, một tips cực kỳ quan trọng, áp dụng cho tất cả những Stakeholder trên là:
Hãy chân thành, chân thành giúp đỡ mọi người!
Hãy mang đến giá trị cho mọi người!
Và hãy chia sẻ các tips hữu ích của bạn nhé!
Thân ái,
Thương.
P/s: Đăng ký nhận Postcard tóm tắt các task của BA để sở hữu ngay nhé ^^