Bạn thân mến, nếu bạn đang là BA, hoặc chỉ mới đang tìm hiểu về BA, ắt hẳn bạn đã biết đây là công việc gắn liền với tài liệu. Vậy bạn đã từng nghe qua về Confluence chưa? Đây là một công cụ siêu mạnh giúp BA quản lý tài liệu. Để dễ hiểu, bạn hình dung là thay vì viết tài liệu trên Word, Excel, bạn viết thẳng lên một trang web tên là Confluence. Mọi người trong team sẽ dễ dàng đọc được tài liệu của bạn.
Bài viết này là một lời cảm ơn dành cho Confluence, cũng như công ty mình đã cung cấp cho nhân viên công cụ mạnh để làm việc.
Nếu bạn chưa tiếp xúc với công việc BA, bài viết sẽ giúp bạn hiểu thêm về công việc của tụi mình.
Nếu bạn đã là BA và vẫn chưa có cơ hội tiếp xúc với Confluence, thì bạn sẽ có thêm thông tin về một công cụ mạnh hỗ trợ BA.
Còn nếu bạn đã được làm việc trên công cụ này, hãy cùng đọc xem bạn đã biết về những điều này chưa nhé ^^ Ví dụ màn hình Confluence (Hình này mình vẽ trực tiếp trên Confluence luôn nhé ^^)
Vào Fsoft, tiếp xúc với Confluence, mình cũng chỉ hiểu đây là nơi để mình viết tài liệu rồi share nhanh chóng, ai cùng team cũng xem được. Một hôm, khách hàng của mình, ở tận trời Âu gửi mail bảo: Ê, mày vẽ cho tao cái Flow hệ thống hiện tại. Tao đang cần để xem hệ thống đang thế nào để cải tiến. Mày vẽ lên Confluence luôn nhé.
Mình bảo, ok, rồi mở app Visio trên máy tính ra (Visio là công cụ chuyên để vẽ flow), hí hoáy vẽ. Vì quen với Visio rồi, nên mình cứ mở Visio mà chiến. Định bụng vẽ xong trên Visio để hình dung đã, chứ đã vẽ trên Confluence bao giờ đâu. Tiếp đó, mình lại ngồi cần mẫn mày mò vẽ lại trên Confluence, tốn công vô cùng.
Hoá ra trên Confluence vốn có sẵn công cụ vẽ Flow online, nên BA có thể vẽ luôn trên đó. Vẽ xong thích chỉnh gì thì chỉnh, hoặc có thể chỉnh hộ cho Flow của người khác. Thay vì trước đây, mình cứ vẽ Flow xong, chụp hình lại, đưa vào tài liệu, thì giờ có Confluence rồi, nhanh hơn bao nhiêu.
Dần dà, mình càng thấy độ xịn xò của công cụ này. Để mình liệt kê nhé: 1. CONFLUENCE GIÚP CHIA SẺ TÀI LIỆU
Tài liệu BA viết ra sẽ được chuyển cho khách hàng phê duyệt, hoặc dùng cho dev để bắt đầu dừng phần mềm, test làm căn cứ để kiểm định phần mềm đó. Các bạn BA khác cũng có thể sử dụng lại tài liệu của BA khác nếu cũng mô tả một chức năng tương tự. Vậy là viết xong, ấn Publish một cái, gửi đường link, ai có tài khoản trên Confluence đều có thể xem, tiện lợi hết sức. 2. CHO PHÉP NHIỀU NGƯỜI CÙNG EDIT
Nếu một tài liệu được phân cho nhiều hơn 1 BA viết, mỗi người một phần, chúng mình có thể cùng viết trên 1 trang. Nếu một người đang viết, nội dung sẽ được cập nhật ngay, nhờ vậy, người khác có thể biết tài liệu đang update đến đâu để viết tiếp, tránh trùng lặp. 3. THEO DÕI VERSION
Nếu viết tài liệu trên file Word và up file lên Confluence, bạn có thể sửa file và up lại file mới. Confluence sẽ lưu file và tự động đánh version theo dõi cho mỗi lần up file mới. Nhờ vậy, khi muốn tìm lại thông tin trước khi update, bạn có thể xem lại version cũ của tài liệu. 4. HỖ TRỢ NHIỀU LOẠI ĐỊNH DẠNG
Yêu cầu khách hàng cần được thể hiện dưới nhiều dạng, từ bảng biểu, flow, diagram, UI, Confluence đều có hỗ trợ. BA có thể vẽ vời trực tiếp lên công cụ này, giảm thiểu công đoạn cài cắm, tìm kiếm các app để vẽ diagram, mockup. Flow này mình vẽ trực tiếp trên Confluence nè.5. TÍCH HỢP VỚI CÁC CÔNG CỤ KHÁC
Confluence liên kết được với Jira - công cụ theo dõi task, tiến độ công việc của mọi người trong dự án. Nhờ vậy, khi xem một tài liệu trên Confluence, bạn có thể biết chức năng tương ứng đã được xây dựng chưa hay đang ở giai đoạn nào? Ai là người lập trình cho chức năng đó? Ai là người kiểm định chất lượng? 6. HỖ TRỢ BẢO MẬT
Yếu tố bảo mật là điều quan trọng trong ngành IT, nên nếu các bạn đọc các bài share về BA, rất khó để tìm thấy thông tin chia sẻ về dự án. Mọi người trong dự án đều cần giữ bảo mật từ tên khách hàng, hệ thống hay bất cứ thông tin nào liên quan đến dự án.
Confluence giúp bảo mật bằng cách phân quyền, chỉ cho phép những người trong dự án được xem tài liệu. Trên từng page, bạn cũng có thể thiết lập phân quyền để chỉ cho một số ít người xem hay edit page của mình.
Còn lợi ích gì nữa không nhỉ? Ai từng làm việc với Confluence hãy comment thêm để chia sẻ với mình nhé!
Thân ái,
Thương.
